A pandemia do novo coronavírus (COVID-19) trouxe diversas mudanças para o nosso dia a dia. No início, era difícil imaginar quais seriam os seus impactos no cotidiano, mas infelizmente não demorou muito para que pudéssemos descobrir.
Sem conhecermos a cura ou tratamentos eficazes, nos restou apenas seguir as recomendações de higiene e isolamento social. Além das nossas relações pessoais, o isolamento social afetou em muito a forma como passamos a trabalhar, a estudar e até a fazer compras.
Pensando nisso, o Governo passou a editar uma série de normas transitórias de caráter emergencial para regulamentar as novas relações de direito que surgiram. Uma delas, foi sobre a autorização de assembleias condominiais por meios digitais.
Quer saber mais sobre as assembleias virtuais e se elas permanecerão após o COVID-19? Quer dicas sobre como fazer uma assembleia virtual? Então, continua aqui que tem muita informação importante para você!
Como funcionam as assembleias virtuais
Antes de começarmos, você sabe o que é uma assembleia virtual? Assembleia é como é chamada a reunião de condomínio, ou reunião de condôminos, onde são discutidos e votados os principais assuntos referente ao condomínio, como por exemplo a eleição de síndico e aprovação de contas e orçamento anual.
A assembleia virtual é aquela que é realizada com os condôminos, com os mesmos propósitos, porém por meio de alguma plataforma digital.
A assembleia virtual foi implantada justamente para que decisões importantes dentro das relações condominiais pudessem continuar sendo tomadas, mas mantendo-se o distanciamento social e garantindo a segurança e saúde de todos.
Existem, basicamente, três tipos de assembleias.
A primeira delas é a Assembleia Geral de Instalação. Essa é a primeira reunião após a entrega de um condomínio pela construtora, por exemplo. Nessa primeira reunião normalmente é efetuado o registro do CNPJ, a aprovação da contratação dos seguros obrigatórios, aprovação da Convenção do condomínio, contratação de funcionários e a definição do primeiro síndico.
A Assembleia Geral Ordinária está prevista no artigo 24 da Lei nº 4.591/64 e é obrigatória. Ela deve ser realizada anualmente, convocada conforme o previsto na Convenção para a aprovação das contas, verbas e despesas do condomínio, bem como aprovação do orçamento como um todo. Neste caso, serão aprovados por maioria dos presentes conforme determina a lei. Poderão ser incluídos outros assuntos a serem votados na mesma reunião.
E por fim, a Assembleia Geral Extraordinária. Como o próprio nome já diz, são assembleias convocadas de forma extraordinária com o propósito de discutir um tema em específico, como um reparo de emergência, demissão ou contratação de algum funcionário,etc.
Elas funcionam por meio de plataformas digitais, como: Zoom, ByDoor, Kiper entre muitas outras. Existem versões pagas que podem ser contratadas pelo condomínio ou que já são utilizadas pelas administradoras de condomínio, bem como, versões gratuitas que não deixam em nada a desejar.
A dinâmica da assembleia virtual é muito parecida com as assembleias presenciais que costumávamos ver. Observe o passo a passo a seguir para entender melhor como funciona uma assembleia virtual.
Passo a passo para realização de uma assembleia virtual
- Primeiro passo: ferramentas digitais
O primeiro passo para dar início a uma assembleia virtual é eleger uma plataforma. Como dissemos ali acima, existem tanto plataformas pagas como gratuitas. Você deve optar por aquela que seja mais adequada ao seu caso.
Pontos importantes que devem ser levados em consideração na hora da escolha da plataforma é a presença de ferramentas que possibilitem a abertura de votação e a contagem ou verificação de presença dos condôminos, bem como a segurança desses processos.
Em relação à identificação dos condôminos, deve ser observado o disposto na Medida Provisória 2.200-2/2001 e o que determina o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ICP-Brasil, para garantia da autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos e transações realizadas pelos meios digitais.
- Segundo Passo: plataforma digital
Feita escolha da plataforma, vamos para o segundo passo. Verifique qual a forma de registro e informe os condôminos. Em alguns casos, será necessário que os participantes da assembleia façam um cadastro prévio, comprovem email e criem um login e senha para acessar à reunião. Em outros casos, bastará apenas ter acesso ao link.
Este passo é muito importante para que os condôminos se familiarizem com a plataforma escolhida e realizem seus cadastros prévios. É também nesta etapa que o síndico ou responsável pela assembleia deve fazer a verificação de eventuais procurações apresentadas pelo condôminos e das quitações condominiais. Ressalta-se que somente tem direito a voto o condômino que estiver com suas obrigações em dia.
- Terceiro passo: cronograma
Terceiro passo, definir a pauta e marcar um dia e horário para sua realização. Mesmo sendo uma assembleia virtual é importante que os condôminos sejam avisados com antecedência sobre o dia e horário em que irá acontecer e quais os assuntos serão discutidos. O que nos leva ao próximo passo.
- Quarto passo: comunicado
Quarto passo, comunique os condôminos quanto ao dia, horário e os assuntos que irão ser discutidos na assembleia. O edital de convocação pode ser enviado por email, compartilhado em grupos do condomínio, e fixado em locais de maior trânsito do como elevadores e halls de entrada.
- Quinto passo: responsáveis pela assembleia
No quinto passo, definam quem irá presidir e secretariar a Assembleia. A convenção do condomínio pode trazer regras para o preenchimento dessas funções, e não havendo disposição em contrário poderá inclusive ser o próprio síndico. O presidente dará início aos trabalhos, irá mediar as discussões, abrir e encerrar votações, dentre outras funções. O Secretário auxiliará o presidente no que for necessário e redigirá a ata.
Além das figuras do Presidente e do Secretário, as assembleias virtuais tem uma particularidade que é a figura do controller ou coordenador digital. O controller ou coordenador digital é alguém que está familiarizado com a plataforma digital, e que irá auxiliar o Presidente na contagem de votos, por exemplo. Enfim, é alguém que domine a tecnologia utilizada e que auxilie na condução dos trabalhos e no fluxo da reunião.
O Secretário e o controller podem ser a mesma pessoa. No entanto, tem sido comum que o controller seja um terceiro pertencente à administradora do condomínio, e não um morador.
Se você seguiu todos esses passos, está pronto para começar a sua reunião!
Leis que englobam as assembleias virtuais
Assim como as assembleias presenciais, as assembleias virtuais também devem observar o que diz a legislação.
Neste sentido, as assembleias virtuais estão englobadas pelas disposições do Código Civil (Lei nº 10.406 de 2002), em especial a partir do Capítulo VI que trata dos condomínios em geral, artigo 1.134 e seguintes.
Outra lei importante, é a Lei nº 4.951 de 1964 que trata dos condomínios em edificações e das incorporações imobiliárias. Esta lei trata de aspectos como a Convenção de condomínio, bem como da obrigatoriedade e/ou hipóteses da realização de Assembleias.
Temos também a já citada Medida Provisória 2.200-2/2001 que trata da autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos e transações realizados pelo meios digitais, fatores que são de extrema importância na realização de assembleias realizadas por meios virtuais.
Ainda neste contexto, há a Lei nº 13.709 de agosto de 2018, que é a lei geral de proteção de dados pessoais. Além da proteção de dados pessoais, ela protege aspectos da autodeterminação informativa, liberdade de expressão, informação, de comunicação e de opinião, a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem, entre muitos outros aspectos ligados à exposição digital.
Agora, um dos marcos mais importantes para esta transformação, foi a edição da Lei nº 10.010 de 2020, que passou a dispor sobre o regime jurídico emergencial e transitório das relações jurídicas de direito privado durante o período da pandemia do Coronavírus, como citamos lá no início.
Dentre outras providências, foi nesta lei que passou a ser prevista a possibilidade de realização das assembleias virtuais, autorizando-as ainda que não previstas na Convenção do Condomínio. Observe o que dispões o art. 5º:
Art. 5º A assembleia geral, inclusive para os fins do art. 59 do Código Civil, até 30 de outubro de 2020, poderá ser realizada por meios eletrônicos, independentemente de previsão nos atos constitutivos da pessoa jurídica.
Parágrafo único. A manifestação dos participantes poderá ocorrer por qualquer meio eletrônico indicado pelo administrador, que assegure a identificação do participante e a segurança do voto, e produzirá todos os efeitos legais de uma assinatura presencial.
Por fim, mas não menos importante, temos o Projeto de Lei nº 548 de 2019, atualmente em trâmite na Câmara dos Deputados, que tem por objeto a inclusão do art. 1.353-A ao Código Civil. Este artigo permite à assembleia de condomínios edilícios votação por meio eletrônico ou por outra forma de coleta individualizada do voto dos condôminos ausentes à reunião presencial, quando a lei exigir quorum especial para a deliberação da matéria, o que sem dúvidas, dará maior legitimidade às Assembleias Virtuais.
Aspectos legais das assembleias virtuais
Essas legislações envolvem aspectos jurídicos relevantes sobre as assembleias virtuais, como por exemplo a utilização de um meio que assegure a identificação dos condôminos e a segurança dos votos, para que produza os mesmos efeitos jurídicos de uma assembleia presencial.
Isto porque, uma vez não observados todos os seus requisitos legais, podem levar à nulidade do ato colocando todo o trabalho a perder.
Um bom exemplo disto, é a questão do acesso à reunião, o síndico ou a administradora do condomínio deve se certificar que todos possam participar e estejam confortáveis com o meio digital escolhido. O que os condomínios têm feito a este respeito, é conversar com os condôminos e oferecer suporte, como orientação e espécie de treinamento antes do início dessas assembleias. Por isso, a fase de cadastro prévio é tão importante.
Outro exemplo que vem sendo adotado é a realização de assembleias híbridas. Ela acontecerá de forma virtual, mas o Presidente, Secretário e Controller ficam presentes em um local em que os condôminos também tenham acesso, ficando-lhes facultativo participar de forma presencial ou virtual.
No que diz respeito à Convenção do Condomínio, é importante que ela aborde a questão das assembleias virtuais. A Lei nº 10.010 de 2020 autorizou a realização de assembleias virtuais mesmo sem previsão na Convenção, mas em caráter temporário, para que medidas de urgência pudessem ser decididas.
Em 2021, será necessário que a Convenção verse sobre esse tema. Caso não haja a previsão para a realização de assembleias virtuais neste documento, o tema poderá ser debatido e deverá ser atualizado na Convenção.
Nesse momento, vale considerar o auxílio de uma assessoria jurídica especializada para evitar eventuais nulidades.
Muitas pessoas dizem que apesar da tragédia que estamos vivendo em razão desta pandemia, ela acabou ocasionando um avanço significativo no desenvolvimento e uso das tecnologias.
A assembleia virtual foi certamente uma dessas adaptações que permaneceram após este período. Isto porque, muitos benefícios foram observados na realização dessa modalidade de reunião. É o que veremos a seguir.
Vantagens da assembleia virtual
Uma das maiores vantagens observadas nas assembleias virtuais foi a maior participação de moradores nessas reuniões, devido à facilidade de poderem ser acessadas de qualquer lugar.
Além disso, este tipo de reunião costuma ser mais objetiva e dar mais transparência no processo de votação. Nas assembleias virtuais os condôminos conseguem se ater aos assuntos da pauta e não perdem o foco discutindo assuntos particulares ou irrelevantes para o andamento do condomínio.
Quanto à transparência, a assembleia virtual facilita a contagem e auditoria dos votos, acessibilidade aos documentos e às decisões finais.
A assembleia virtual abre a possibilidade de votação por um período maior. Se um assunto foi debatido durante a assembleia, mas os condôminos sentem que há a necessidade de pesquisar mais sobre o assunto antes de dar o seu voto, a votação pode permanecer aberta por um determinado período.
Por exemplo, o Presidente informa que os condôminos terão 30 dias para acessar a plataforma e votar. Nessas situações é muito importante que o Presidente deixe bem claro quais assuntos ficarão abertos para votação e delimite com precisão, dia e horário, a data do seu encerramento.
Dicas para uma assembleia virtual eficiente
Para concluir, separamos aqui algumas dicas que podem te ajudar a realizar uma assembleia virtual de forma mais eficiente.
- Se atenha à pauta: alguns assuntos que não estavam previstos na pauta podem surgir durante a reunião. É natural que nem todos estejam prontos para discutir ou opinar sobre um novo assunto. É importante que o Presidente se atenha à pauta, a qual já deve ter sido enviada com antecedência, e se surgirem outros assuntos, que sejam incluídos em uma nova pauta. Pode ocorrer também dessas novas questões trazidas não estarem relacionadas com o condomínio, e portanto sequer serem objeto de votação pelos condôminos. Se ater a pauta é uma maneira consciente para não perder o foco.
- Estabeleça prazo: principalmente no formato presencial, reuniões de condomínios podem se estender por horas e horas. Nas assembleias virtuais esse tempo é mais fácil de ser controlado. Estabeleça horário de início e término de acordo com assuntos que estão em pauta. Além disso, estabelece um tempo para discussão, e finalizado este tempo, abra para a votação.
- Crie um ambiente confortável: nas assembleias presenciais isso poderia ser feito servindo-se um café, alguns biscoitinhos e o bate papo informal entre vizinhos. Nas assembleias virtuais e híbridas, apesar da necessidade das formalidades dos atos, ainda é possível criar um clima descontraído antes da reunião começar. Acesse a plataforma alguns minutos antes, veja se já tem alguém online e crie um clima confortável. Pergunte como todos estão se sentindo, se alguém está tendo dificuldades e como você pode ajudar antes da reunião começar. Pequenas atitudes assim podem ser fundamentais para condução de uma reunião mais amistosa.
Pontos a serem considerados antes da assembleia virtual
Fique atento, antes de dar início a sua assembleia virtual, verifique que existem alguns pontos importantes que devem ser observados.
- Previsão no Estatuto ou Convenção do Condomínio: lembre-se que as assembleias virtuais foram autorizadas em caráter emergencial no início da pandemia. Para ter certeza de que estes atos não sejam anulados após o período estabelecido em lei, os atos constitutivos do condomínio devem ter previsão sobre essa forma de realização de assembleias condominiais. Revise esses documentos, e procure um auxílio jurídico se necessário.
- Escolha uma plataforma prática: verifique se a plataforma escolhida é intuitiva, ou seja, fácil de ser entendida e manuseada, e se ela possui ferramentas que garantam a segurança da votação e a identificação dos condôminos.
- Informe todos os condôminos: todos os condôminos têm o direito de participar das assembleias condominiais. Terão direito a voto aqueles que estiverem com suas obrigações em dia. Utilize de todos os meios de comunicação disponíveis para ter certeza que todos os condôminos foram informados sobre a data, horário e local da reunião, bem como, sobre a pauta em discussão. Vale informar por email, edital fixado em elevadores ou qualquer outro lugar de grande circulação, aviso em grupos de chat ou até mesmo uma nota informativa no boleto do condomínio.
- Garanta o acesso de todos: como dissemos no item anterior, todos os condôminos têm o direito de participar. De nada adianta realizar uma assembleia virtual quando os condôminos sequer têm acesso à tecnologia. Avalie qual a situação do seu condomínio, se alguém precisará de ajuda com a plataforma virtual escolhida e não seria o caso de fazer uma assembleia virtual híbrida. Dessa forma, aqueles que ainda não se sentirem confortáveis com a assembleia virtual poderão comparecer presencialmente. Esta será também uma oportunidade para que estas pessoas conheçam e entendam melhor como funciona a assembleia virtual tornando-os aptos a participar virtualmente em uma próxima reunião.
Esses itens são importantíssimos não somente para garantir os direitos dos condôminos como para a validade jurídica dos atos e da assembleia virtual em si.
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